Bạn tôi, người chủ một công ti khoán ngoài phần mềm đang lo lắng về tương lai do cuộc khủng hoảng tài chính hiện thời.

Ông ấy nói: “Kinh doanh đang gặp vấn đề nghiêm trọng với nhiều khách hàng huỷ hợp đồng hay không có khả năng thanh toán cho dịch vụ. Kinh doanh bị chậm lại gần như đình trệ. Mọi thứ đều không chắc chắn. Tôi không có nhiều tiền để trả cho người của mình. Tôi không biết tôi có thể giữ kinh doanh này chạy được bao lâu. Trong nghề của mình, tôi chưa bao giờ thấy điều gì giống thế này.”

Tôi bảo ông ấy: “Đây là trường hợp đặc biệt bởi vì toàn cầu hoá là nơi mọi công ti đều bị tác động. Tuy nhiên, lịch sử chỉ ra rằng các công ti được quản lí tốt hơn bao giờ cũng nổi lên mạnh hơn trong những thời kinh tế khó khăn.  Không ai biết khi nào thời kì khó khăn này sẽ chấm dứt và nó sẽ kéo dài bao lâu. Tôi nghĩ phần lớn các công ti ở các nước đang phát triển có lẽ sẽ cải tiến chậm hơn các nước đã phát triển.  Từ điều tôi biết, tất cả các công ti lớn hơn đều có kế hoạch tại chỗ để giảm thiểu rủi ro, giảm chi tiêu, tạo ra khác biệt với đối thủ cạnh tranh, và chuẩn bị cho thời phục hồi sẽ tới. Tuy nhiên, các công ti nhỏ hơn, được tổ quản lí trẻ quản lí lại có thể không có khả năng chuẩn bị cho thách thức này.  Vấn đề then chốt là họ không có vốn dự trữ để trụ vững qua cuộc khủng hoảng này nếu nó còn tiếp tục thêm vài tháng nữa. Khi tiền trở nên khan hiếm, nhiều công ti bị rơi vào tình huống căng thẳng vốn.

Bạn tôi đồng ý: “Ông hiểu tình huống của chúng tôi rất rõ nhưng tôi không biết tôi phải làm gì nếu không có vốn trong vài tháng tới. Tôi rất lo. Ông có gợi ý gì không?”

Tôi bảo ông ấy: “Ông không thể lo quá nhiều được bởi vì đây là vấn đề toàn cầu chứ không phải lỗi của ông. Ông nên nhìn vào cuộc khủng hoảng kinh tế hôm nay như một cơ hội kinh doanh. Khi các công ti khác lấy thái đó “chờ và xem” và không làm gì thì ông phải  có kế hoạch để chuẩn bị cho thời kì tốt hơn. Ông phải dùng sự suy sụp này để tạo ra khác biệt giữ công ti của ông và công ti của đối thủ cạnh  tranh với ông. Điều này không dễ dàng nếu không có kế hoạch tốt nhưng ông phải chứng tỏ quyền lãnh đạo của mình bây giờ.  Đầu tiên ông phải nhìn toàn công ti của mình và nhận diện mọi chi tiêu. Với mỗi đồng tiền chi ra ông đều phải hỏi “Chúng ta có thực cần tiêu đồng tiền đó không?” Việc tiêu nó có thực sự sinh ra việc kinh doanh tốt không? Nếu cầu trả lời là “không,” thì nó cần bị cắt bỏ. Điều này sẽ giúp cho ông bảo tồn vốn của mình. Tuy nhiên giảm chi tiêu không phải là điều duy nhất. Ông cũng phải hỏi đầu tư nào ông có thể làm hôm nay để chuẩn bị cho vài năm tới. Những đầu tư đó có cho phép ông tạo ra khác biệt cho doanh nghiệp của mình trong thời hiện tại, cũng như vị thế của công ti của ông để thành công trong thời tốt hơn không?

Bạn tôi cười: “Là nhà chuyên nghiệp phần mềm ông khuyên như nhà tài chính. Ông học ở đâu ra loại lời khuyên thế?”

Tôi bảo ông ấy: “Là người quản lí cấp cao của một công ti lớn, tôi phải học mọi thứ về tài chính. Với trên 30 năm kinh nghiệm trong kinh doanh phần mềm, tôi đã học đủ để lãnh đạo nhóm của mình  vượt qua các vấn đề và thành công. Người quản lí tốt phải biết cả kĩ thuật và kinh doanh.

Là người lãnh đạo, ông phải trao đổi kế hoạch của mình một cách rõ ràng cho mọi người trong công ti ông. Đầu tiên, toàn bộ công ti phải hội tụ vào việc giữ các khách hàng cũ và thu nhận khách hàng mới để giữ cho kinh doanh ổn định và tăng trưởng và trong cuộc khủng hoảng này mọi người đều cần tham gia vào tiếp thị cho công ti của ông. Ông phải liên hệ với mọi khách hàng và thảo luận các dịch vụ của ông với họ, hiểu vấn đề của họ, giúp họ vượt qua vấn đề của họ. Phần lớn tất cả những điều đó, ông cần hiểu rằng họ có thể không có tiền để trả trong thời gian này cho nên ông có thể cho họ vay tín dụng với việc thanh toán được thu xếp. Ngay cả trong thời kì khó khăn này, họ vẫn cần sự hỗ trợ của ông và đó là lí do tại sao ông vẫn cần giữ các khách hàng cũ để cho kinh doanh tiếp tục. Trong cuộc khủng hoảng này, mọi công ti trên khắp thế giới đều được hướng tới việc cắt giảm chi phí cho nên thông điệp then chốt là dịch vụ của ông sẽ giúp họ được bao nhiêu để giảm chi phí và cải thiện tình hình tài chính của họ. Khoán ngoài là giải pháp tốt nhất cho tiết kiệm chi phí bây giờ nên nếu ông có thể giúp họ giảm chi phí, ông là giải pháp. Thay vì thảo luận bất kì cái gì khác; ông phải hội tụ vào giải pháp cho vấn đề của họ bằng cách giúp họ giảm chi phí của họ.  Khi các công ti khác đang “đông cứng”,  ông phải tích cực đi tới nhiều doanh nghiệp hơn, thu nhận khách hàng mới để cho khi mọi sự cải thiện lên, ông sẽ có thị phần lớn. Điều này sẽ giúp cho kinh doanh của công bằng cách lái những đối thủ cạnh tranh yếu hơn của ông ra khỏi kinh doanh. Ông phải nhìn vào tất cả các khách hàng của mình và nhận diện ai sẽ tồn tại và ai sẽ không tồn tại. Hội tụ vào những khách hàng mạnh hơn và chấm dứt với các khách hàng yếu hơn, những công ti đang vật lộn để duy trì kinh doanh vì họ có thể không có khả năng trả tiền cho ông. Tốt hơn cả là duy trì tập trung vào kinh doanh và giảm rủi ro.

Bạn tôi đồng ý: “Tôi thích lời khuyên của ông nhưng tôi cũng phải giảm chi phí bằng việc giảm một số người của tôi. Ông nghĩ thế nào?”

Tôi bảo ông ấy: “Là người chủ công ti, ông phải rất cẩn thận về tinh thần trong công ti. Các nhân tố thành công then chốt của công ti nhỏ là sự trung thành và nỗ lực chung cho  nên điều quan trọng là nuôi dưỡng tinh thần này và không phá huỷ nó. Nếu ông phải giảm người thì ông phải làm điều đó với xem xét thận trọng để duy trì môi trường làm việc, thay vì làm hại nó. Cái nhìn của tôi là mọi người trong công ti ông đều hiểu tình huống kinh doanh của công ti ông và họ cũng lo lắng cho nên thay vì để vài người, những người có thể không có kĩ năng đúng phải ra đi; ông có thể cần chứng tỏ quyền lãnh đạo của mình bằng việc đầu tư vào huấn luyện thêm cho họ. Như tôi đã nhắc ông rằng thời kì khó khăn này cũng là cơ hội cho thời kì tốt. Lời khuyên của tôi dành cho ông là kinh tế chậm lại là thời gian tốt để thuê người chứ không phải thải người. Khi các công ti khác bắt đầu suy yếu, những người có hiệu năng hàng đầu của họ có thể muốn ra đi và tìm cơ hội an toàn hơn. Nếu họ thấy công ti của ông cung  cấp nhiều huấn luyện hơn và không sa thải người thì họ có thể muốn  làm việc với ông. Những người có hiệu năng hàng đầu về căn bản không bỏ công ti họ và khó mà tuyển mộ họ được cho nên đây là cơ hội vàng cho ông thuê những người giỏi nhất.

Tất nhiên, ông sẽ cần vốn để làm điều đó. Gợi ý của tôi là mở rộng kinh doanh của ông vào thị trường mới. Ngay cả trong cuộc khủng hoảng toàn cầu này, vẫn có một số thị trường, đặc biệt ở các nước như Trung Quốc, Ấn Độ, những nước vẫn đang làm tốt trong công nghệ thông tin. Ông có thể cần mở rộng kinh doanh của mình ở đó. Đây là thời gian tốt để tự hỏi mình chỗ nào nên làm kinh doanh, thị trường địa lí nào ông nên tập trung vào. Làm sao nỗ lực toàn cầu của ông khớp vào chỗ này? Thị trường Trung Quốc còn lành mạnh hơn thị trường Mĩ hay châu Âu. Nếu công ti của ông có thể làm kinh doanh ở đó, nó có thể là một xem xét xứng đáng nghiêm chỉnh. Là người chủ thành công của một công ti tốt, ông cần lãnh đạo công ti của mình ra khỏi cuộc khủng hoảng này bằng việc không hoảng hốt, không phản ứng vội vàng với nhân tố bên  ngoài mà lãnh đạo với tầm nhìn rõ ràng về tương lai về cách công ti của  ông sẽ tăng trưởng mặc cho kinh tế gay go. Ông phải lãnh đạo bằng việc luôn ở phía trước của khách hàng và nhân viên, đảm bảo cho họ rằng công ti của ông sẽ mạnh, sẽ tồn tại và sẽ phát đạt với thành công. Đây là lúc mọi người sẽ tìm người lãnh đạo và ông phải là một người như vậy.

—-English version—-

My fiend, who owns a software outsourcing company is worried about the future due to the current financial crisis. He said:” The business is in serious problem with many customers cancel contracts or not be able to pay for services. Business is slowing to almost a stop. Everything is uncertain. I do not have much money to pay my people. I do not know how long I can keep this business going. In my career, I never see anything like this”.

I told him: “This is a special case because of globalization where every company is impacted. However, history shows that the better managed companies always emerged from tough economic times stronger.  Nobody knows when this bad time will end and how long it will last. I think most companies in developing countries will probably improve slower than developed countries.  From what I know, larger companies all have plans in place to mitigate risks, reduce spending, creating differentiation from competitors, and preparing for the recovery to come. However, smaller companies, run by young management team may not be able to prepare for the challenge.  The key issue is they do not have reserved capital to withstand this crisis if it continues for few more months. As money becoming scarce, many companies were left in a stressful capital situation.

My friend agreed: “You understand our situation very well but I do not know what I must do without capital for the next few months. I am very worry. What do you suggest?”

I told him:” You can not worry too much because this is a global issue and not your fault. You should look at today’s economic crisis as a business opportunity. As other companies take the attitude of “wait and see” and not doing anything you must have plan to prepare for the better time. You must use this downturn to create differentiation between your company and your competitors. This is not easy without a good plan but you must demonstrate your leadership now.  First you must look across the company and identify all expenditures. For each money spend you must ask “Do we really need to spend that money?” Will spending it really generates a good business? If the answer is “no,” it needs to be cut. This will help you to conserve your capital. However reduce spending is not the only thing. You also must ask which investment you could do today to prepare for the next few years. Will the investments allow you to differentiate your business during the current time, as well as position your company for success in the better time?

My friend laughed:”As a professional software person you advise like a financial person. Where do you learn that kind of advises?”

I told him:” As a senior manager of a large company, I have to learn everything about financial. With over 30 years of experiences in the software business, I have learned enough to lead my group to overcome problems and be successful. A good manager must know both technical and business.

As a leader, you must communicate your plan clearly to people in your company. First, the entire company must focus on keeping old customers and acquiring new customers to keep the business stable and growing and during this crisis everybody need to involve in marketing your company. You must contact all customers and discuss your services with them, understand their issues, helps them to overcome their problems. Most of all, you need to understand that they may not have money to pay during this time so you could grant them credits with installed payments. Even in bad time, they still need your support and that is why you still need to keep old customers for the business to continue. During this crisis, every company around the world are being directed to cut costs so the key message is how much your service will help them to reduce costs and improve their financial situation. Outsourcing is the best solution for cost saving now so if you could help them to reduce costs, you are the solution. Instead of discuss anything else; you must focus on the solution to their problem by help them to reduce their costs.  When other companies are “Freezing”, you must be actively going out to get more businesses, acquiring new customers so when things is improving, you will have a larger market share. This will help your business by driving your weaker competitors out of the business. You must look at all of your customers and identify who will survive and who will not. Focus on the stronger one and shut down the weaker customers who are now struggling to stay in business since they may not be able to pay you. It is best to stay focus on the business and reduce risks.

My friend agreed: “I like your advice but I also have to reduce costs by reducing some of my people. What do you think?”

I told him: “As the owner of a company, you should be very careful about morale in the company. The key success factors of small company are loyalty and teamwork so it is important to nurture this spirit and not destroy it. If you must reduce people then you must do it with careful consideration to maintaining the working environment, rather than harming it. My view is everybody in your company understands your business situation and they are worry too so instead of letting few people, who may not have the right skills to leave; you may want to demonstrate your leadership by investing in additional trainings for them. As I mentioned to you that bad time is also an opportunity for good time. My advice to you is a slowdown economy is a great time to hire not to fire. As other companies begin to fail, their top performers may want to leave and look for a more secure opportunity. If they see your company is offering more training and not laying off than they may want to work for you. Top performers typically do not leave their company and it is difficult to recruit them so this is a golden opportunity for you to hire all the best people.

Of course, you will need capital to do that. My suggestion is to expand your business into new market. Even in this global crisis, there are some markets, especially in countries like China, India who are still doing well in information technology. You may want to expand your business there. This is a good time to ask yourself where to do business, what geographic markets should you be focusing in. How do your global efforts fit into this? China’s market is healthier than the US or Europe. If your company can do business there, it might be worth serious consideration. As the successful owner of a good company, you need to lead your company out of this crisis by not panic, not reacting hastily to external factor but lead with a clear vision of the future on how your company will grow despite the tough economy. You must lead by staying in the front of customers and employees, assuring them that your company will be strong, will survive and will thrive for success. This is the time where everybody will look for a leader and you must be the one.