“Người Giỏi Không Phải Là Người Làm Tất Cả”: Nghệ Thuật Ủy Quyền Của Nhà Quản Lý Hiện Đại

14.04.2020

Ai cũng biết để trở thành quản lý giỏi trong bất cứ lĩnh vực nào cũng không phải điều đơn giản bởi cùng một lúc họ phải đảm đương nhiều trọng trách khác nhau. Vấn đề của các tổ chức thường rất đa dạng và phong phú, đòi hỏi họ phải nhanh chóng tìm ra giải pháp cho những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải. Ken Blanchard từng nói rằng: “Làm một người quản lý thì thước đo quan trọng không phải là điều gì sẽ xảy đến khi chúng ta có mặt mà điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta vắng mặt”. Để làm được điều này, bạn cần kỹ năng giao việc cần thiết – một trong những yếu tố không thể thiếu của nhà quản lý hiện đại. Và nếu như bạn đang mong muốn nắm rõ nghệ thuật ủy quyền ấy thì cuốn sách Người giỏi không phải là người làm tất cả của Donna M. Genett chính là cuốn sách dành cho bạn.

Đôi điều về tác giả

Tiến sĩ tâm lý học Donna M. Genett là một chuyên gia tư vấn về phát triển tổ chức, đồng thời còn là chủ tịch của công ty GenCorp Consulting – một công ty tư vấn hoạt động trên toàn nước Mỹ. Mười sáu năm qua, bà đã không ngừng cống hiến để tạo nên những ảnh hưởng tích cực cho các tổ chức và sự nghiệp của các nhân viên thuộc tổ chức đó. Những buổi hội thảo, nói chuyện sinh động của tiến sĩ Genett về nghệ thuật lãnh đạo, ủy thác công việc, quản lý hiệu quả và xây dựng đội ngũ làm việc đã đem lại cách nhìn mới cho rất nhiều người và làm thay đổi cuộc đời họ.

Cuốn sách trình bày ngắn gọn và đơn giản những triết lý được rút ra từ quá trình làm việc của bà với mong muốn giúp mọi nhà quản lý gặt hái được nhiều điều sau khi đọc cuốn sách này. Từ đó, họ có thể vận dụng vào công việc để tạo những thay đổi hiệu quả và làm cho quy trình tổng thể vận hành trơn tru hơn.

Chương 1: Câu chuyện về hai anh em Jones và James

Để đơn giản hóa vấn đề, tác giả mở đầu cuốn sách bằng câu chuyện của hai nhân vật Jones và James. Tuy không phải là hai anh em song sinh nhưng họ lại giống nhau đến kì lạ: sinh cùng ngày, học cùng trường, làm việc cùng một công ty, ở cùng một khu chung cư,… Công việc, gia đình, các mối quan hệ của cả hai đều rất suôn sẻ cho đến khi họ cùng được cất nhắc lên chức quản lý. Trong khi James lúc nào cũng bận tối mắt tối mũi với công việc xếp chồng như núi, không có cả thời gian ăn sáng và nghỉ giải lao thì Jones dường như rất thoải mái trong công việc của mình, anh đến công ty sau khi dùng xong bữa sáng, trở về nhà đúng giờ để ăn cơm cùng vợ con,… Trước đây, khi chỉ phải lo phần việc của mình, James luôn hoàn thành rất tốt. Thế nhưng, từ khi làm quản lý, anh phải có trách nhiệm đối với hiệu quả làm việc của các nhân viên cấp dưới, đúng theo yêu cầu của công ty. Càng ngày anh càng cảm thấy khó cộng tác với các nhân viên của mình. Dường như họ không biết cần phải làm gì, và dù có biết họ cũng mất khá nhiều thời gian để hoàn thành nó. Phần việc cộng thêm của một nhà quản lý có vẻ quá nặng nề với James, nhiều lúc anh muốn buông bỏ tất cả. Thế nhưng sự cố gắng bấy lâu đã níu anh lại. Anh nghĩ mình cần làm điều gì đó theo một cách khác, một điều gì đó tốt hơn. Và anh quyết định tìm đến Jones – người bạn tri kỉ của mình.

Chương 2: James bắt đầu học cách ủy quyền

Sau khi hỏi Jones, James hiểu được rằng, cách để trở thành một nhà quản lý hiệu quả là người quản lý và đội ngũ nhân viên phải biết chia sẻ công việc với nhau. Để làm được điều này, trước hết, bạn phải biết đâu là điểm mạnh của nhân viên. Sau đó, bạn cần hiểu rõ những sở thích và mục tiêu cá nhân của họ, rồi thảo luận với họ, từng người, từng người một để có thể ủy thác công việc một cách hợp lý nhất. Điều quan trọng, bạn phải dám giao hẳn trách nhiệm cho họ khi phân chia công việc. Khi giao việc, bạn hãy nói rõ yêu cầu công việc và trao đổi cụ thể với nhân viên để họ có thể hoàn thành công việc một cách xuất sắc nhất. Một khi bạn có ý định thực hiện công việc ủy quyền, hãy suy nghĩ thật kĩ trước khi giao việc cho bất kì ai, bạn phải biết mình mong chờ điều gì và đâu là kết quả cần có? James đã thực hiện đúng như vậy. Kết quả mang tới thật đáng khả quan. Mọi người đều hoàn thành công việc mà James giao phó. Chính James cũng cảm thấy tự hào vì mình cùng nhân viên đã hoàn thành công việc thật tốt và anh dường như trút bỏ được gánh nặng khổng lồ bấy lâu.

Chương 3: Thực hiện bước thứ 2

Tuần tiếp theo, công việc lại không được suôn sẻ như thế. Công việc đơn giản đã được hoàn thành nhưng lại xuất hiện những việc khó hơn, phức tạp hơn. James vẫn cố gắng giải thích cho nhân viên của mình. Họ vẫn thực hiện đúng như vậy. Thế nhưng, khó khăn cốt lõi – điều khiến anh băn khoăn chính là nhân viên của mình không hoàn thành đúng hẹn. Anh tìm đến Jones, anh nhận ra rằng, thì ra vì quá chú tâm giải thích cho nhân viên công việc cụ thể họ cần phải làm mà anh đã quên xác định thời hạn hoàn thành công việc cho họ. Khó có nhân viên nào có thể hiểu được tầm quan trọng trong nhiệm vụ của họ khi không được nhắc đến. Vậy là, anh nói chuyện cụ thể với nhân viên một lần nữa, đồng thời xác định thời hạn cho họ. Mọi chuyện lại trở nên trôi chảy. Khối lượng công việc cũng giảm bớt. Và giờ thì James cũng có được những ngày cuối tuần vui vẻ bên gia đình.

Chương 4: Tầm quan trọng của việc xác định thẩm quyền

Bộ phận của James giờ đây đã bắt đầu một tuần làm việc mới với một tâm trạng hứng khởi, gương mặt ai cũng toát lên vẻ yêu đời. James biết rằng công việc còn lại sẽ khó khăn hơn trước. Đôi lúc, anh cảm thấy chán nản khi cứ phải chuẩn bị thật kĩ những yêu cầu công việc trước khi giao cho nhân viên của mình. Việc chuẩn bị này khiến anh nhiều lúc thiếu kiên nhẫn. Có lúc, anh vẫn muốn tự mình làm lấy mọi việc hoặc giao hẳn cho ai đó đáng tin cậy rồi mong chờ một kết quả tốt đẹp. Thế nhưng, anh đã biết hậu quả sẽ như thế nào khi làm như thế. Những lúc muốn từ bỏ, anh tự trấn an tinh thần mình rằng, có chuẩn bị kĩ lưỡng, công việc sẽ trôi chảy và ta sẽ cảm thấy vui hơn khi công việc được hoàn tất.

Tuy nhiên, khó khăn không dừng lại ở đó. Một nhân viên của anh – Josh đã vượt quá giới hạn thẩm quyền của mình khi thực hiện những việc mà James đã giao. Josh đã tự ý ra một quyết định mà chưa được sự cho phép của James. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến bản thân anh ta mà còn ảnh hưởng đến uy tín của cả bộ phận. James nhận ra rằng mình đã mắc một thiếu sót rất lớn khi không vạch rõ phạm vi thẩm quyền của nhân viên trước khi giao việc. Thế nhưng làm thế nào để xác định phạm vi thẩm quyền cho các nhân viên của mình? James đã suy nghĩ và tự đề ra cho mình 3 điều:

1. Quyền đề nghị: Tìm ra những giải pháp và đề nghị thay thế tốt nhất. Áp dụng khi bạn cần thêm thông tin trước khi tiến hành ra quyết định.

2. Quyền thông báo và khởi xướng: Nghiên cứu và chọn cách thực hiện tốt nhất, thông báo nguyên nhân chọn lựa, khởi xướng việc chọn lựa. Áp dụng khi bạn muốn người khác thông báo trước khi hành động để kịp thời ngăn chặn những rắc rối có thể phát sinh.

3. Quyền hành động: Toàn quyền hành động đối với công việc được giao. Áp dụng khi bạn hoàn toàn tin tưởng vào khả năng người ủy thác công việc và khả năng rủi ro xảy ra ở mức độ tối thiểu.

Kết quả là những chuyện như vậy không bao giờ lặp lại nữa. Phân công công việc giúp James có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn. Nhờ vậy, anh có thể trò chuyện với nhân viên của mình và hiểu rõ hơn khó khăn mà họ gặp phải. Áp lực công việc trước kia bám chặt lấy anh giờ đã tan biến lúc nào không biết. Anh thực sự cảm thấy thoải mái với phong cách làm việc mới mẻ và đầy hiệu quả này.

Chương 5: Một chút sai lầm cũng không hề gì

Cuộc sống vẫn luôn tồn tại vô số thử thách đang chờ con người đối mặt. Khó khăn là điều không thể tránh khỏi. Mặc dù mọi thứ đang dần đi vào ổn định nhưng đôi lúc, công việc của James vẫn gặp trục trặc. Lúc đó, anh lại tìm đến Jones, người bạn, người thầy của mình và lắng nghe những lời khuyên. Gần đây, dự án lớn của nhóm anh đã không thể hoàn thành đúng hẹn bởi có một số lỗi nhỏ xảy đến với nhân viên của mình. Đúng như lời Jones nói, anh đã không kiểm tra, giám sát nhân viên của khi họ thực hiện dự án. Điều này vốn là một giai đoạn cực kì quan trọng khi thực hiện những dự án lớn và phức tạp, thế nhưng James lại quên mất bước này. Trên thực tế, công việc kiểm tra đối chiếu phải được thực hiện một cách thường xuyên vào giai đoạn đầu của dự án. Sau đó, khi người ủy quyền đã chứng tỏ được khả năng làm việc của mình và cho thấy họ đang đi đúng hướng thì mức độ thường xuyên của những lần kiểm tra, đối chiếu đó có thể giảm đi. Bằng cách đó, bạn có thể kiểm soát được kết quả mong muốn và hạn chế tối đa các khả năng thất bại. Bước này sẽ giúp bạn chắc chắn rằng, công việc đang được triển khai đúng hướng.

Một thông tin quan trọng nữa dành cho nhà quản lý là khi nhân viên hoàn tất bất cứ công việc nào bạn đã giao, hãy nhớ luôn lập một bản tổng kết công việc với 3 vấn đề chính yếu: những điều đã hoàn tất tốt, những điều cần cải thiện và những điều học được từ công việc. Việc tổng kết như vậy sẽ đem lại niềm vui cho mọi người và đặc biệt hữu ích khi bạn đánh giá năng lực của bất kì cá nhân nào. Đồng thời nó khiến công việc của bạn trở nên dễ dàng và trôi chảy hơn.

Chương 6: Áp dụng khi làm việc với sếp

James bận rộn đến nỗi không hề hay biết sếp đang quan sát mọi công việc anh đang làm. Rất hài lòng với những gì anh làm được trong thời gian qua, ông quyết định giao cho James một dự án mới. Tuy nhiên, anh vẫn chưa hiểu rõ sếp yêu cầu anh điều gì và thời hạn hoàn thành ra sao. Anh băn khoăn nếu như mình hỏi lại, sếp có đánh giá thấp năng lực của mình không? Và anh cũng tự hỏi, liệu nghệ thuật ủy thác có thể áp dụng cả hai chiều với cấp trên và cả cấp dưới của mình? Anh quyết định chấp nhận mạo hiểm. Anh nhờ sếp phân tích rõ hơn về công việc mình phải hoàn thành. Khi mọi khúc mắc đã được giải quyết, James yên tâm nhận lấy nhiệm vụ. Anh chắc chắn rằng mình sẽ thành công. Cuối cùng thì anh cũng tìm ra được cách làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn.

Tổng kết lại, tác giả đem đến cho chúng ta 6 bước ủy quyền hiệu quả:

Bước 1: Chuẩn bị kĩ trước khi giao việc.

Bước 2: Xác định cụ thể yêu cầu của công việc. Yêu cầu người được ủy thác lặp lại những yêu cầu của công việc để đảm bảo rằng anh ấy/cô ấy đã thật sự hiểu rõ công việc được giao.

Bước 3: Xác định rõ thời hạn hoàn thành công việc.

Bước 4: Định rõ mức độ và phạm vi thẩm quyền mà người được ủy thác có thể sử dụng để hoàn thành công việc.

Bước 5: Xác định các mốc thời gian để kiểm tra, đối chiếu nhằm đánh giá tiến độ và hướng dẫn nếu cần thiết.

Bước 6: Tiến hành tổng kết công việc để trao đổi những thành quả, thiếu sót cần cải thiện và rút ra bài học nếu có.

Lời kết:

Biết cách ủy quyền chính là một trong những kỹ năng cơ bản nhất của một người quản lý hiệu quả bởi nó không những giúp người ủy quyền thực hiện tốt công việc quản lý mà còn giúp người được ủy quyền cảm thấy tự tin hơn trong công việc. Nếu bạn mong muốn trở thành một nhà quản lý hiệu quả thì hãy tìm đọc Người giỏi không phải là người làm tất cả của Donna M. Genett. Mong rằng cuốn sách này sẽ giúp ích cho bạn trên bước đường trở thành một nhà quản lý tài ba.

Theo ybox.vn

Review sách